Requisition ID: req50960

Job Title: Senior finance Manager chargé(e) de la Trésorerie(H/F)

Sector: Finance

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Ouagadougou, Burkina Faso

Work Arrangement: In-person

Job Description

L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d’assainissement, d’abris, de réhabilitation et d’éducation. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’aux Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d’urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refuges.

Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d’urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l’IRC a étendu ses interventions dans les secteurs de la protection, de la santé, de la nutrition, du relèvement économique et du développement et récemment dans la gouvernance.

L’organisation dispose d’un bureau principal à Ouagadougou, des bases à Ouahigouya (Région du Nord), Dori (Région du Sahel), Fada (Région de l’Est) et de sous base à Djibo (Sahel) et à Kaya (Centre Nord) & Séguénéga (Nord).

Pour renforcer ses équipes, IRC-BF recrute un/e senior manager Finance pour le bureau de Ouagadougou.

ÉTENDUE DU POSTE/OBJECTIF DU POSTE

Le/la Sr. Finance Manager chargé(e) de la gestion de la trésorerie aura la responsabilité générale de la gestion et suivi de la trésorerie de toute la mission du bureau du Burkina Faso.

Il/elle travaillera sous la supervision du Deputy Director Finance (DDF). Il/elle aura en outre la responsabilité d’assurer que les opérations financières quotidiennes soient exécutées conformément à la politique et aux procédures d’IRC et du bureau National. Il assiste le/la DDF dans la formation du personnel, la gestion de la trésorerie, et le contrôle financier en général.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le Sr Finance Manager en charge de la comptabilité, et du Senior Finance manager en charge de la budgétisation et du reportage, ainsi que toute l’équipe du département des finances, du programme et des opérations.

RESPONSABILITÉS

Trésorerie

Il/elle est garant de la mise en œuvre et du respect des procédures IRC BFA en matière de trésorerie, pour ce faire il/elle aura la responsabilité de :

Superviser toutes les relations du bureau national avec les banques et les activités bancaires, y compris la négociation des agios, des intérêts, les traitements des transferts et des taux de change des devises.

Surveiller l’utilisation et les besoins de trésorerie et conseiller le/la DDF sur les éventuelles activités ou exigences inhabituelles.
Préparation des prévisions de trésorerie mensuelle du bureau et des Grants et travaillera avec les coordonnateurs de terrain et des programmes pour les aider à élaborer des prévisions de trésorerie plus précises pour leurs besoins en matière de programmes afin d’éviter les retards de réalisation des activités.
Participer à l’élaboration des projections mensuelles des Grants ( spending plan) afin de minimiser les risques financiers.
Assurer que les règles et procédures d’octroi des avances pour les missions ou autres activités sont respectées.
Assurer que les décaissements sont faits en fonction des procédures de gestion de la trésorerie, que les montants plafonds et planchés sont respectés sur toutes les bases ainsi qu’au bureau de coordination.
Procéder aux paiements de salaire et assurer que le calcul du SPC est correct et en ligne avec la procédure.
Procéder aux paiements, dans les délais, de toutes les déductions fiscales effectuées au cours du mois
En collaboration avec l’administration, assurer que toutes les charges mensuelles sont chargées au cours dudit mois pour une meilleure traçabilité des dépenses imputées au Grants.
Informer mensuellement le siège des avances sur salaire des expatriés.
Assurer que les fournisseurs sont payés dans les délais définis et régulièrement communiquer avec le département des achats ainsi que le fournisseur concerné pour toutes anomalies ou retard de paiement
Procéder au rapprochement bancaire mensuel et reporter toutes anomalies constatées

Contrôle et reportage

Contrôle :

Il/elle est garant du respect de la matrice de paiement ainsi que sa mise à jour mensuel
Assurer que toutes les politiques et procédures sont en accord avec celles de l’IRC et celles des bailleurs de fonds.
Procéder à la vérification de toutes les pièces justificatives de la dépensé avant de procéder aux paiements des factures.
Assurer que les demandes de paiement ou d’achats sont régulièrement validées par les personnes dûment mandatées.
Assurer que les dépenses à payer sont imputées sur les lignes budgétaires correctes et qu’il y a suffisamment de budget pour couvrir la dépense.
Superviser les activités de codification budgétaire des factures dans intégra en s’assurant que les contrôles appropriés sont appliqués et que les systèmes appropriés sont en place pour conserver tous les documents justificatifs requis afin de réduire les marges d’erreur et d’éviter les retards de paiement.
Analyser mensuellement la situation des factures impayées et proposer les mesures d’amélioration afin de réduire le volume financier des impayés.
Suivre de près toutes les activités financières et tenir la DDF informée de toute situation pouvant avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou les performances financières.

Reportage

Préparer le rapport d’activité mensuel du département en indiquant les indicateurs de performance :
Pour le paiement des factures reçues, payées et impayées, proposer des recommandations d’amélioration de cet indicateur.
Analyser la liste des impayés des factures transférées par le siège et proposer les recommandations d’amélioration.
Préparer le rapport sur le workflow chart du staff sous sa supervision et indiquer leurs performances
Préparer le rapport d’état de réception des fonds des Grants en collaboration avec le département des Grants.
Faire le suivi de paiement des fonds transférés au partenaire locaux.
Préparer le rapport de justification des avances internes octroyées au staff pour les missions et les activités

Formation et Gestion du Personnel

Développer et mettre en place un programme de formation pour le personnel financier.
Apporter un appui technique à l’équipe finance terrain en coordination avec les coordinateurs Terrain
Encadrer, animer et gérer l’équipe de département finance
Maintenir à jour les descriptions de poste pour toutes les positions sous sa supervision dans le département des finances.
Assurer que les performances du personnel sont revues et évaluées suivant la politique IRC et en coordination avec le département RH et la/le DDF.

Accomplir d’autres tâches demandées par son superviseur dans l’esprit de cette description des tâches.

Mettre à jour

Qualifications

Diplôme exigé : Au moins une Maîtrise en comptabilité, Finance ou Economie. Avoir une certification reconnue en finance ou en comptabilité serait un atout majeur
Avoir une expérience préalable avec un financement des bailleurs de fonds internationaux ou du commerce international
Avoir au moins trois ans d’expérience dans le domaine professionnel et a un poste similaire
Connaissance parfaite du Français à l’écrit et à l’oral. Une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite serait un atout majeur
Avoir de solides connaissances en Finances dans la gestion de la trésorerie
Avoir de bonnes connaissances en management d’équipe
Être bon communicateur et avoir un bon esprit d’équipe
Être autonome, rigoureux, organisé et capable de travailler sous pression
Être capable d’identifier les problèmes et de proposer des solutions
Être capable et à l’aise de travailler dans un environnement multiculturel
Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique en particulier Excel et Word, la connaissance de Intégra sera un atout.

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, l’égalité et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.